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360億方云企業(yè)云盤助力某頭部電動(dòng)車集團(tuán)重塑文件協(xié)同體系

某電動(dòng)車集團(tuán)是我國(guó)電動(dòng)車行業(yè)頭部企業(yè)之一，銷售網(wǎng)絡(luò)遍布全球100個(gè)國(guó)家，連續(xù)5年行業(yè)全球銷量第一 。

(相關(guān)資料圖)

該集團(tuán)自成立以來(lái)，專注于產(chǎn)品的自主研發(fā)和創(chuàng)新，歷經(jīng)多年發(fā)展，已成為電動(dòng)兩輪車及零部件研發(fā)、生產(chǎn)及銷售于一體的高端電動(dòng)兩輪車“智”造企業(yè)。

1、業(yè)務(wù)增長(zhǎng)帶動(dòng)需求升級(jí)，集團(tuán)文件管理系統(tǒng)急需迭代

近年來(lái)，隨著銷售渠道和市場(chǎng)覆蓋范圍的進(jìn)一步拓展，該電動(dòng)車集團(tuán)的市場(chǎng)規(guī)模大幅增長(zhǎng)。與此同時(shí)，其所積累的包括產(chǎn)品研發(fā)文件、員工培訓(xùn)文件等核心知識(shí)資產(chǎn)數(shù)量日益增多。

雖然，該電動(dòng)車集團(tuán)在早期就搭建了企業(yè)文件管理信息系統(tǒng)，但面對(duì)當(dāng)前海量的文件存儲(chǔ)和處理需求時(shí)，集團(tuán)原有文件管理系統(tǒng)缺乏信息共享能力、存儲(chǔ)能力有限、安全防護(hù)機(jī)制不完善等缺陷逐漸顯露，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)保障受到了較大威脅。具體表現(xiàn)為：

1.1文件數(shù)量大幅上升背景下，傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)能力受限

在傳統(tǒng)文件管理體系下，分散在員工電腦上的大量文件資料，雖可以通過(guò)NAS硬盤進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)。

但這一模式下，一方面，企業(yè)文件存儲(chǔ)成本高，并且一旦遇到NAS硬盤損壞、病毒入侵、服務(wù)器癱瘓等情況，極易造成資料丟失；

另一方面，企業(yè)還經(jīng)常需要專門安排員工定期將NAS硬盤中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一收集整理再上傳至企業(yè)知識(shí)庫(kù)，導(dǎo)致文件管理成本居高不下。

1.2安全防護(hù)機(jī)制不完善，企業(yè)核心文件泄露風(fēng)險(xiǎn)高

作為行業(yè)頭部企業(yè)，該電動(dòng)車集團(tuán)文件資料，如新型產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等文件常具有較高涉密性。

但在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動(dòng)車集團(tuán)在文件安全管控方面存在諸多漏洞，導(dǎo)致集團(tuán)核心利益易受損害，具體問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

第一， 企業(yè)文件分散存儲(chǔ)在員工電腦中，文件流轉(zhuǎn)無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管控，核心信息泄露風(fēng)險(xiǎn)較高；

第二， 圖紙文件無(wú)法預(yù)覽，在需要對(duì)客展示時(shí)，常需要下載導(dǎo)出文件，使得文件泄露風(fēng)險(xiǎn)加劇；

第三，員工離職時(shí)，由于傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)不具備文件統(tǒng)一回收能力，導(dǎo)致如果圖紙交接出現(xiàn)遺漏、交接不齊等情況，則存在文件丟失和機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3缺乏跨部門協(xié)同能力，員工辦公體驗(yàn)差

經(jīng)過(guò)多年大力發(fā)展，該電動(dòng)車集團(tuán)內(nèi)部成立數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門，包括產(chǎn)研、銷售、市場(chǎng)等。

然而，各部門間普遍缺乏完善的協(xié)同辦公機(jī)制，尤其是在文件流轉(zhuǎn)方面，由于跨部門協(xié)同性較弱，導(dǎo)致信息同步能力差強(qiáng)人意，員工辦公體驗(yàn)也始終無(wú)法有效提升。

例如，該電動(dòng)車研究院需要和各部門確認(rèn)3C認(rèn)證參數(shù)表格，則需要各個(gè)部門挨個(gè)溝通填寫，溝通成本高、效率低。

1.4信息收集和下發(fā)難度大，企業(yè)多級(jí)管理能力亟待優(yōu)化

該電動(dòng)車集團(tuán)內(nèi)部除了數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門外，還下設(shè)了諸多子公司。因此，企業(yè)經(jīng)常需要向各部門下發(fā)政策、培訓(xùn)資料等文件材料。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，如果同一時(shí)間需要下發(fā)的文件數(shù)量多、體積大，則很難通過(guò)企業(yè)微信等渠道發(fā)送，并且聊天記錄中的文件流轉(zhuǎn)不可控，也存在較大安全隱患。

不僅如此，信息收集也是該電動(dòng)車集團(tuán)常需要進(jìn)行的工作，例如，采購(gòu)部門通常通過(guò)企業(yè)微信向各部門收集整理采購(gòu)需求、部門月度&年度需要定期收集業(yè)務(wù)復(fù)盤報(bào)告及數(shù)據(jù)等。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動(dòng)車集團(tuán)信息收集效率低下，重復(fù)工作量大，周期漫長(zhǎng)，并且容易出錯(cuò)。

2、短板全面補(bǔ)足，360億方云助力文件管理體系整體優(yōu)化

基于上述在文件存儲(chǔ)、安全防護(hù)、協(xié)同協(xié)作以及信息收集、下發(fā)等方面的缺陷和不足，該電動(dòng)車集團(tuán)決定搭建新一代企業(yè)文件管理體系，通過(guò)將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段融入企業(yè)文件管理流程中，從而實(shí)現(xiàn)員工辦公效率和體驗(yàn)的雙重提升。

在產(chǎn)品選型階段，考慮到文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍及重要性，該電動(dòng)車集團(tuán)著重對(duì)廠商技術(shù)研發(fā)能力、功能完善程度、客戶服務(wù)能力、大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)等多方位因素進(jìn)行了綜合考量。最終，經(jīng)過(guò)多方調(diào)研、產(chǎn)品POC測(cè)試，360億方云憑借全面領(lǐng)先的技術(shù)能力、成熟的產(chǎn)品功能、完善的服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及豐富的大型企業(yè)實(shí)際落地案例等核心優(yōu)勢(shì)，成為了該項(xiàng)目的產(chǎn)品供應(yīng)商。

針對(duì)該電動(dòng)車集團(tuán)當(dāng)前在企業(yè)文件管理中所面臨的痛點(diǎn)和困境，在項(xiàng)目前期，依托自身多年大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，360億方云為該電動(dòng)車集團(tuán)輸出了一套以億方云企業(yè)網(wǎng)盤為核心的企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)解決方案。并基于該方案所具備的海量存儲(chǔ)、多人協(xié)作、高安全性等核心能力優(yōu)勢(shì)對(duì)原有缺陷進(jìn)行全面補(bǔ)足。

具體解決方案如下：

2.1海量文件集中存儲(chǔ)管理，助力企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)快速搭建

依托360億方云所具備的海量文件實(shí)時(shí)存儲(chǔ)能力，使該電動(dòng)車集團(tuán)員工可以通過(guò)創(chuàng)建共享文件夾隨時(shí)隨地的新建和上傳重要的辦公資料，以較低成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)全量文件的統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，進(jìn)而快速構(gòu)建起專屬于該電動(dòng)車集團(tuán)的企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)。

同時(shí)，基于該企業(yè)網(wǎng)盤所具備的精準(zhǔn)檢索與便捷訪問(wèn)能力，使集團(tuán)員工可快速調(diào)取所需文件內(nèi)容，有效滿足各部門員工在線學(xué)習(xí)的不同需求，促進(jìn)知識(shí)復(fù)用性的提升。

此外，360億方云還支持靈活拓展，使該集團(tuán)在后續(xù)有擴(kuò)容需求時(shí)，能夠以低成本快速是實(shí)現(xiàn)線上擴(kuò)容，全面滿足高并發(fā)場(chǎng)景使用需求。

2.2從“點(diǎn)“到”面“的全域安全防護(hù)，保障企業(yè)核心無(wú)形資產(chǎn)不受侵害

360億方云具備完善的多級(jí)權(quán)限管理機(jī)制，能夠通過(guò)文件共享等能力，使該電動(dòng)車集團(tuán)無(wú)需通過(guò)企業(yè)微信、郵件等渠道，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)于下屬分公司的海量文件資料實(shí)時(shí)下發(fā)，在提升文件下發(fā)效率的同時(shí)，更好的規(guī)避了在下發(fā)過(guò)程中存在的文件泄露風(fēng)險(xiǎn)；

同時(shí)，360億方云還支持權(quán)限設(shè)置，可針對(duì)不同職級(jí)的企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)層，設(shè)置不同的文件編輯權(quán)限，例如只能預(yù)覽不能下載等，進(jìn)一步加固了該集團(tuán)的多級(jí)管控能力；

不僅如此，在文件收集匯總時(shí)，360億方云能夠支持不同部門、不同子公司員工實(shí)時(shí)將數(shù)據(jù)上傳到指定文件夾，并且不同部門和子公司間的匯總數(shù)據(jù)互不可見(jiàn)，大幅提升了文件匯總收集效率，有效避免了重復(fù)性工作，進(jìn)一步優(yōu)化了員工使用體驗(yàn)。

3、360億方云整體部署應(yīng)用，該電動(dòng)車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)多種收益和價(jià)值

文件安全保障能力全面提升。通過(guò)360億方云的整體部署應(yīng)用，在文件外發(fā)包、敏感詞檢測(cè)、多級(jí)權(quán)限管理等多種核心功能的加持下，幫助該集團(tuán)構(gòu)筑了圍繞文件管理的全域安全防護(hù)體系，從文件源頭、傳播路徑多個(gè)維度阻斷了文件泄露的可能性，進(jìn)而使得該電動(dòng)車集團(tuán)的文件安全得到了極大的保障。

海量文件存儲(chǔ)能力整體增強(qiáng)。依托于360億方云企業(yè)網(wǎng)盤解決方案的全面落地，該電動(dòng)車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了海量文件的云上統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，用戶本地文件能夠在無(wú)干擾的情況下被同步到云端，有效避免了由于終端設(shè)備損壞、丟失造成數(shù)據(jù)的流失，保護(hù)企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

同時(shí)，基于文件同步和在線共享、編輯等先進(jìn)功能，幫助該集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了高效快捷的文件分發(fā)流轉(zhuǎn)，提升企業(yè)文件協(xié)作的效率。

目前360億方云已在該電動(dòng)車集團(tuán)天津公司率先部署使用，并取得了較為顯著的使用效果，為該集團(tuán)后續(xù)辦公體系的持續(xù)數(shù)字化升級(jí)改造提供了重大的借鑒意義。

未來(lái)，雙方的合作還將持續(xù)深化，360億方云的使用場(chǎng)景也將由單一業(yè)務(wù)部門逐步向全集團(tuán)演進(jìn)，幫助該集團(tuán)在文檔內(nèi)容和知識(shí)模型的基礎(chǔ)上，完成知識(shí)圖譜創(chuàng)建與關(guān)聯(lián)，并形成體系化的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，最終達(dá)到人、知識(shí)、業(yè)務(wù)的全連接的效果。

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